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Il fascicolo informatico

(04/02/2016)

L’art. Art. 3.  Diritto all’uso delle tecnologie, CAD stabilisce che ” Chiunque ha il diritto di usare le soluzioni e gli strumenti di cui al presente Codice nei rapporti” con la Pa confermando che i cittadini e le imprese hanno diritto a richiedere ed ottenere l’uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni. Questa norma va combinata con l’articolo 43 del DPR 445/00 il quale dispone che “Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d’ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47, nonché tutti i dati e i documenti che siano in possesso delle pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte dell’interessato, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato”. Queste due norme portano a soffermarsi sul concetto di “conservazione dei dati” che rientra nell’ampia disciplina della strutturazione e organizzazione delle informazioni ed infatti l’art. 41 CAD decreta “Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Per ciascun procedimento amministrativo di loro competenza, esse forniscono gli opportuni servizi di interoperabilità e cooperazione applicativa, ai sensi di quanto previsto dall’articolo 12, comma 2.“.  La necessità di strutturare la granularità dell’informazione raggruppando insieme i documenti di  uno stesso procedimento o uno stesso affare in un faldone si era manifestata già nel  1900 tant’è vero che nel Regio decreto 35 del 1900 si legge :

Art. 34Chiamasi fascicolo la riunione ordinata per data o per numero degli atti ricevuti e spediti per il medesimo affare.

Art. 37 Se l’atto è il primo di un affare, si formerà con esso un fascicolo nuovo: se ebbe precedenti si unirà al fascicolo che lo contiene.

Più recentemente il CAD all’art. 41 prescrive che “La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all’atto della comunicazione dell’avvio del procedimento ai sensi dell’articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all’articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241. 2-bis.  Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la costituzione, l’identificazione e l’utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri dell’interoperabilità e della cooperazione applicativa; regole tecniche specifiche possono essere dettate ai sensi dell’articolo 71. 2-ter.  Il fascicolo informatico reca l’indicazione:

a)  dell’amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; 

b)  delle altre amministrazioni partecipanti; 

c)  del responsabile del procedimento; 

d)  dell’oggetto del procedimento; 

e)  dell’elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2-quater; 

e-bis)  dell’identificativo del fascicolo medesimo.

2-quater.  Il fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno accesso solo l’amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso è formato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti; è inoltre costituito in modo da garantire l’esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla citata legge n. 241 del 1990″.

Nella pratica il fascicolo informatico è costituito da una directory, ossia da una serie di files relativi ad ogni procedimento per questo motivo, al fine di tutelare la riservatezza dei dati dei soggetti coinvolti il 2-quater statuisce che ad “alcune aree possono accedere solo l’amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati”, inoltre nella costituzione dei fascicoli informatici, le amministrazioni dovranno usare tutti gli accorgimenti opportuni per garantire l’esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla Legge 07/08/1990, n. 241″ Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” .

Come detto il fascicolo informatico si pone come strumento di conservazione dei dati ecco perché il sistema di gestione informatica e conservazione dei documenti informatici della pubblica amministrazione deve assicurare (art. rt. 44. Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici):

a) l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento di cui all’articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

b) la sicurezza e l’integrità del sistema e dei dati e documenti presenti;
c) la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;
d) la raccolta di informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati;
e) l’agevole reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
f) l’accesso, in condizioni di sicurezza, alle informazioni del sistema, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali;
g) lo scambio di informazioni, ai sensi di quanto previsto dall’articolo 12, comma 2, con sistemi di gestione documentale di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l’iter dei procedimenti complessi;
h) la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione adottato;
i) l’accesso remoto, in condizioni di sicurezza, ai documenti e alle relative informazioni di registrazione tramite un identificativo univoco;
j) il rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71.”
Il sistema di gestione e conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile che opera d’intesa con il dirigente dell’ufficio di cui all’articolo 17 del presente Codice, il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all’articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ove nominato, e con il responsabile del sistema della conservazione dei documenti informatici, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. Almeno una volta all’anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti conclusi.

1-ter. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito nel presente articolo ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.”

Portando le disposizioni citate nel mondo reale, per fare un esempio concreto, ci si può soffermare sulla differenza tra il fascicolo processuale cartaceo ed il fascicolo informatico del Processo Civile Telematico.

Leggiamo nelle Disp. Att. c.p.c. che:

Art. 35 – Volumi dei provvedimenti originali – Il cancelliere deve riunire annualmente in volumi separati gli originali delle sentenze, dei decreti d’ingiunzione e dei processi verbali di conciliazione, nonché le copie dei verbali contenenti le sentenze pronunciate a norma dell’articolo 281-sexies.

 Art. 36 – Fascicoli di cancelleria – Il cancelliere deve formare un fascicolo per ogni affare del proprio ufficio, anche quando la formazione di esso non è prevista espressamente dalla legge.
Ogni fascicolo riceve la numerazione del ruolo generale sotto la quale è iscritto l’affare.
Sulla copertina di ogni fascicolo sono indicati l’ufficio, la sezione alla quale appartiene il giudice incaricato dell’affare e il giudice stesso, le parti, i rispettivi difensori muniti di procura e l’oggetto.
Nella facciata interna della copertina è contenuto l’indice degli atti inseriti nel fascicolo con l’indicazione della natura e della data di ciascuno di essi.
Gli atti sono inseriti nel fascicolo in ordine cronologico e muniti di un numero progressivo corrispondente a quello risultante dall’indice.

Art. 74 – Contenuto del fascicolo di parte – Gli atti e i documenti di causa sono inseriti in sezioni separate del fascicolo di parte.
Gli atti sono costituiti dagli originali o dalle copie notificate della citazione, della comparsa di risposta o d’intervento, delle memorie, delle comparse conclusionali e delle sentenze.
Sulla copertina del fascicolo debbono essere iscritte le indicazioni richieste per il fascicolo d’ufficio. Il cancelliere, dopo aver controllato la regolarità anche fiscale degli atti e dei documenti, sottoscrive l’indice del fascicolo ogni volta che viene inserito in esso un atto o documento.

Le disposizioni citate si riferiscono al Fascicolo tradizionale cartaceo  inteso come un faldone fisicamente “formato dal cancelliere”, strutturato secondo regole non suscettibili di interpretazione e che si compone di una serie di elementi fisici (i fascicoli di parte ed il contenuto proprio del fascicolo di ufficio) da ordinarsi secondo un criterio cronologico di produzione ed inserimento; come regola generale nel fascicolo cartaceo non confluiscono le sentenze ed i provvedimenti che definiscono un giudizio od una fase (es. i decreti ingiuntivi). Essendo un oggetto fisico, il fascicolo cartaceo, è suscettibile di apprensione ed è immediatamente visionabile; dal suo interno è possibile estrarre solo copie di atti previa richiesta al cancelliere che è il responsabile della sua corretta tenuta. Solitamente al suo interno confluiscono gli originali sottoscritti degli atti di parte, dei verbali di causa e dei provvedimenti del giudice redatti in calce ai verbali medesimi.

Dal fascicolo cartaceo va distinto il Fascicolo informatico definito nell’art. 2 lett. h, D.M. 21/02/2011, n. 44″ Regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010, n. 24” come la “versione informatica del fascicolo d’ufficio, contenente gli atti del processo come documenti informatici, oppure le copie informatiche dei medesimi atti, qualora siano stati depositati su supporto cartaceo, ai sensi del codice dell’amministrazione digitale”. Vi è da notare che ex art. 14 D.M. 21/02/2011, n. 44 ” I documenti probatori e gli allegati depositati in formato non elettronico sono identificati e descritti in una apposita sezione delle informazioni strutturate di cui all’articolo 11, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 34. 2. La cancelleria o la segreteria dell’ufficio giudiziario provvede ad effettuare copia informatica dei documenti probatori e degli allegati su supporto cartaceo e ad inserirla nel fascicolo informatico, apponendo la firma digitale ai sensi e per gli effetti di cui all’articolo 22, comma 3 del codice dell’amministrazione digitale.” Questo significa che la norma ha eliso il limite di “onerosità” della digitalizzazione del fascicolo cartaceo decretata nell’art. 12, comma 2, ultima parte del D.P.R. n. 123/2011 (istitutivo del processo civile Telematico) con la conseguenza che  le cancellerie saranno gravate della digitalizzazione totale delle parti cartacee dei fascicoli di causa a cui si aggiunge un’ulteriore ridondanza dell’attività di cancelleria dovuta al fatto che ex art. 12, comma 3 D.P.R. n. 123/2001La formazione del fascicolo informatico non elimina l’obbligo di formazione del fascicolo d’ufficio su supporto cartaceo“.

Dottssa Eva Simola

Pubblicato da evasimola

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