Nel complesso sistema della conformità al GDPR, la regola aurea che ogni titolare del trattamento dovrebbe tenere a mente è una sola: la trasparenza non ammette finzioni.
Eppure, negli uffici aziendali e tra gli stessi addetti ai lavori, sopravvive un mito duro a morire: l’idea che, redigendo un’informativa “iper-inclusiva” – infarcita di tutele, finalità o categorie di dati ipotetici “nel dubbio” –, l’organizzazione si metta al riparo da brutte sorprese. Un approccio formalmente prudenziale che, nei fatti, si scontra frontalmente con il muro normativo. A ricordarlo con forza è il Garante per la protezione dei dati personali (con il provvedimento n. 585 del 6 agosto 2026), che ha sanzionato una società per aver inserito nell’informativa categorie particolari di dati relativi alla vita sessuale dei dipendenti, pur non effettuando in concreto alcun trattamento di quel tipo.
Il falso mito dell’informativa “iper-inclusiva”
Perché inserire un trattamento mai effettuato dovrebbe costituire un illecito? A una prima lettura superficiale, potrebbe prevalere il brocardo secondo cui “è meglio abbondare che scarseggiare”. Nel diritto della protezione dei dati personali, tuttavia, la sovrabbondanza ingiustificata si traduce inevitabilmente in una falsificazione della realtà informativa.
L’informativa (ex artt. 12 e 13 del GDPR) non è un contratto d’assicurazione stipulato con clausole di stile o scenari da “catastrofe remota”. È uno strumento di comunicazione trasparente, chiaro e rigorosamente veritiero tra il titolare e l’interessato. Raccontare all’utente o al lavoratore che l’ente possiede, analizza o gestisce categorie particolari di dati (come quelli relativi alla salute, alle convinzioni religiose o alla vita sessuale, tutelati dall’art. 9 del GDPR) quando i server aziendali ne sono totalmente privi, genera una distorsione inaccettabile della realtà.
Un’asimmetria che vìola il GDPR
Quando un’azienda dichiara il potenziale o l’ipotetico come se fosse attuale e reale, si innescano molteplici cortocircuiti giuridici:
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L’inganno dell’interessato: Il dipendente o il cliente viene indotto a credere che l’organizzazione detenga informazioni intime e sensibilissime sulla sua sfera privata, alterando irrimediabilmente la percezione del proprio perimetro di vulnerabilità e controllo.
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La violazione dell’accountability: Il principio di responsabilizzazione (art. 5, par. 2, GDPR) impone che la documentazione aziendale coincida puntualmente con i flussi di dati reali (data mapping). Se la mappa documentale non corrisponde al territorio operativo, l’azienda si trova in una condizione strutturale di non conformità.
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L’inidoneità giuridica del documento: Un testo preconfezionato, frutto di un “copia-incolla” indiscriminato che fotografa scenari di pura fantasia, si rivela a tutti gli effetti un atto inidoneo a soddisfare gli obblighi di trasparenza imposti dal normatore europeo.
Le regole del gioco: coerenza e sincronia
Il provvedimento del Garante traccia una linea di demarcazione netta tra la prudenza maldestra e la compliance professionale. La conformità non si costruisce accumulando avvertenze teoriche e astratte, ma cucendo addosso all’organizzazione un abito su misura che rifletta esclusivamente ciò che accade quotidianamente nei processi aziendali.
Se l’azienda dovesse decidere in futuro di avviare nuovi trattamenti o di raccogliere ulteriori categorie di dati, la regola aurea è procedimentale: prima si adegua la realtà operativa e i relativi flussi, e solo in quel momento si aggiorna tempestivamente l’informativa. Anticipare sulla carta ciò che non esiste non è un atto di prudenza lungimirante, bensì una compromissione dei diritti fondamentali alla trasparenza e alla correttezza.